بالإضافة إلى خطة نطاق المشروع، تفصل خطة المشروع المدة الزمنية لتنفيذ المهام والعمليات والتكلفة المالية لها، كما تتناول العديد من العناصر الأخرى التي تسهم في دفع عجلة العمل وتضيف إلى جودة المنتج النهائي للمشروع، حيث تتفرع من خطة المشروع خطط أخرى مختلفة منها:
1. خطة الموارد (Resource Plan)
2. الخطة المالية (Financial Plan)
3. خطة القبول (AcceptancePlan)
4. خطة التواصل (Communication Plan)
5. خطة المشتريات (Procurement Plan)
6. خطة المخاطر (Risk Plan)
خطة الموارد (Resource Plan)
تتطلب بعض المشروعات خطة تفصيلية للموارد التي يحتاجها المشروع ليكتمل بنجاح مثل الأدوات والمعدات والأجهزة والبرامج وغيرها، وتضم خطة الموارد العناصر الآتية:
1. احتياجات المشروع من الموارد.
2. الكميات والأعداد المطلوبة الموارد المشروع.
3. طرق توفير الموارد واعادة توفيرها عند نفادها.
4. طرق متابعة استهلاك موارد المشروع والاستخدام الرشيد لها.
قد تشمل هذه الخطة حاجة المشروع من الموارد البشرية، وعندها ستتضمن الخطة آليات توظيف أعضاء فريق المشروع واستبقائهم والاستفادة المثلى من إمكانياتهم ومهاراتهم وتطويرها. وقد يتم فصل الموارد البشرية في خطة خاصة تبعا لحجم المشروع واحتياجاته من الموارد المختلفة.
الخطة المالية (Financial Plan)
ذكرت التكلفة في مثلث إدارة المشروعات كأحد العناصر الرئيسة لنجاح المشروع، كما أشير إلى أن المشروع الناجح هو الذي تنتهي جميع عملياته ويتم الحصول على المنتج النهائي دون تجاوز الميزانية المحددة له، وهذا ما يقصد بالخطة المالية. تتكون الخطة المالية من ثلاثة عمليات رئيسة تتعلق بتكلفة المشروع، وهي:
1. حساب التكلفة التقديرية للمشروع.
تتعلق هذه العملية مباشرة بموارد المشروع، حيث يتم حصر احتياجات المشروع من الموارد وحساب تكاليفها بما في ذلك الموارد البشرية والموارد غير القابلة للتخزين مثل التراخيص والخدمات الاستشارية ورسوم استخدام البيانات والصور والبرامج وغيرها.
2. وضع ميزانية المشروع.
بعد حساب تكلفة المشروع، يتم وضع الميزانية الخاصة به وتحديد بنود الصرف المختلفة على عمليات المشروع، ويتم توفير الموارد المالية لبدء العمل.
3. التحكم في نفقات المشروع.
وهي العملية الأكثر تحديا، وتشمل مراقبة نفقات المشروع وضبط التغييرات التي تطرأ على سير عملياته للتأكد من عدم تجاوز الميزانية المخصصة لكل عملية ولكل مورد من موارد المشروع، بالإضافة إلى توثيق تلك التغييرات وتحديث ميزانية المشروع والخطط المتعلقة بها، ورفع التقارير اللازمة بذلك للإدارة العليا أو أصحاب المصلحة.
خطة القبول (AcceptancePlan)
وهي الخطة التي تحدد المعايير التي يجب أن تستوفيها موارد المشروع المطلوبة أو عملياته أو المنتج النهائي له ليكون مقبولا من العملاء أو أصحاب المصلحة، وأهم مكوناتها هي:
1. معايير قبول المشروع ومتسلماته.
2. الأدوات والمقاييس المستخدمة لتحديد جودة المتسلمات.
3. الاستراتيجيات المستخدمة لضمان جودة المتسلمات.
خطة التواصل (Communication Plan)
تهدف خطة التواصل إلى إبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بمجربات المشروع، لإطلاعهم بالتقدم المحرز في مشروع تشييد المبنى مثلا.
خطة المشتريات (Procurement Plan)
تساعد خطة المشتريات على شراء المنتجات والخدمات من الموردين الخارجيين يؤدي الموردون دورا مهما في عملية التعاقد والشراء من بدايتها وحتى تسليم المشروع؛ ولذلك يجب اختبار الموردين بعناية شديدة. على سبيل المثال تضمن خطة الشراء لمشروع بناء منزل شراء المواد الصحيحة المطلوبة بأفضل الأسعار. وبعدها يتعين عليك إعطاء مواصفات المنزل للمورد، ويجب عليه تزويدك بالمواد اللازمة والمناسبة كاللوازم العامة للبناء والخرسانة والأبواب والنوافذ، كما يتوجب عليه تقديم الإرشادات المناسبة لك واخبارك بكيفية التعامل مع هذه المنتجات.
خطة المخاطر (Risk Plan)
تهدف هذه الخطة إلى السيطرة على أي مشكلات محتملة ناتجة عن المخاطر التي قد تؤثر سلبا على استكمال المشروع. بعض المخاطر في العمل تتمثل في تعرض أحد عمال البناء الحادث أثناء بناء المنزل على سبيل المثال، أو توقفت بطارية الروبوت عن العمل أثناء مسابقة الروبوت، ولذلك من المهم تحديد أولويات المخاطر وتحديد مجموعة من الإجراءات للحد من احتمالية حدوث خطر وبطبيعة الحال الحد من تأثيره على المشروع في حالة حدوثه.
إدارة التكاليف
إدارة التكاليف هي عملية تقدير التكاليف المرتبطة بالمشروع والتخطيط لها والتحكم بها. وهي تتضمن إنشاء ميزانية، ومراقبة النفقات، وإجراء التعديلات حسب الحاجة. الضمان اكتمال المشروع ضمن الميزانية المحددة.
ميزات إدارة التكاليف
1. تساعد على وضع ميزانيات واقعية للمشروع
2. السمح بتتبع ومراقبة نفقات المشروع بشكل أفضل.
3. تمكن من التحكم الفعال في التكلفة وتدابير خفض التكاليف.
4. تساعد في تحديد أولويات أنشطة المشروع بناء على فعالية التكلفة.
5. تمكن من اتخاذ قرارات أفضل من خلال توفير بيانات تكلفة دقيقة.
أهمية إدارة التكاليف
به يمكنك التحكم في ميزانية المشروع وتنفيذ عملياته دون تجاوزات.
به يمكنك إصدار تقارير مالية دقيقة، وتساعد في اتخاذ القرار وتمنع تجاوز حدود الميزانية.
بدونه قد يتم تجاوز نطاق الميزانية المخصصة، مما يؤدي إلى خسائر مالية للشركة.
بدونه يتم إصدار تقارير مالية غير دقيقة لأصحاب المصلحة.
عناصر تقدير تكلفة المشروع
1. الموارد البشرية: تكلفة أجور أعضاء فريق العمل ومدة العمل على المشروع.
2. المواد والمعدات الأدوات والبرمجيات وتكلفة المعدات والتصاريح القانونية، وما شابه ذلك.
3. المنشآت الإيجارات المدفوعة المساحات العمل.
4. الموردون المتعاقدون أو المقاولون التابعون لجهات خارجية.
5. التحديات والمخاطر: قد يحيد المشروع عن المسار المخطط له نتيجة لحدوث بعض المشكلات التي قد تزيد التكلفة وعليه ينبغي أخذ الاحتياطات لذلك أثناء عملية التقدير.
تقدير التكلفة
إن تقدير التكلفة في إدارة المشروع هي عملية التنبؤ بالموارد المالية والموارد الأخرى اللازمة لإكمال المشروع ضمن النطاق المحدد له.
التحديات التي تواجه عملية تقدير التكلفة
تظل عملية تقدير التكلفة أمرًا ليس سهلا، وقد تكون غير دقيقة في بعض الأحيان، خاصة في المشروعات التقنية الحديثة، وفيما يلي بعض المشكلات التي تواجه عملية تقدير التكلفة:
الاستعجال في تقدير التكلفة.
في أحيان كثيرة يتم تقدير التكلفة قبل أن تتضح المتطلبات الخاصة بالمشروع بشكل كامل، وعليه ينبغي أن تتم مراجعة التكلفة أكثر من مرة خلال سير المشروع لتفادي تجاوزات الصرف.
قلة الخبرة لدى الأشخاص القائمين على تقدير التكلفة.
تؤدي الخبرة دورا مهما في دقة تقدير التكلفة، فوجود بيانات من مشروعات سابقة أو مماثلة يسهم في دقة التقدير.
انحياز العنصر البشري إلى تقليل التكلفة.
قد يميل مدير المشروع إلى تقدير التكلفة بشكل أقل مما هي عليه في الواقع، فقد لا يكون على دراية كاملة بالجوانب الفنية الدقيقة للمشروع، لذلك فمن المهم إشراك أعضاء فريق المشروع في عملية تقدير التكلفة للاستفادة من خبراتهم في الجوانب الفنية التي تخص كل عضو.
ضغوط الإدارة وأصحاب المصلحة لتقليل التكلفة.
تمارس الإدارات في الغالب ضغوطا على مدير المشروع لتقليل التكاليف، وقد تؤدي هذه الضغوط إلى أخطاء في تقدير التكلفة.
تعيين الموارد
تعتبر الموارد البشرية (Human Resources) من أهم الإدارات في مؤسسات وشركات الأعمال، حيث أنها تركز على العنصر البشري الذي سينفذ مهام وأنشطة أي مؤسسة تعيين الموارد هو عملية تحديد وتنظيم جميع الموارد اللازمة لإكمال المشروع، مثل الموارد البشرية والمعدات والمواد والمرافق، وتحديد كيفية تخصيصها وإدارتها في جميع أنحاء المشروع.
مميزات تعيين الموارد
1. يضمن تعيين الأشخاص ذوي المهارات المناسبة المهام المناسبة.
2. يساعد على تجنب فرط الاستغلال أو الاستغلال الناقص للموارد.
3. يسهل الإدارة الاستباقية لتوافر الموارد وتخصيصها.
4. يساعد على تحسين استخدام الموارد لتحقيق أهداف المشروع.
5. يساعد على تحديد قيود الموارد المحتملة أو الاختناقات مقدما.
أنواع الموارد
موارد قابلة للتخزين (Storeable Resources) هي موارد ملموسة، يمكن تخزينها أو تحويلها إلى سيولة عند الحاجة، مثل الأدوات والآلات والمعدات.
موارد غير قابلة للتخزين Non Storable Resources) هي موارد غير ملموسة، ويصعب تقدير قيمتها المالية، ولكنها تسهم في تنفيذ عمليات المشروع وجودة المنتج، مثل التراخيص والعلامات التجارية وسمعة الشركة المنفذة للمشروع وغيرها.
فريق المشروع والعمل الجماعي
عندما يعمل أعضاء الفريق مغا، يكونون قادرين على مشاركة خبراتهم لتحديد الموارد المطلوبة لكل مهمة والطريقة الأكثر فعالية التخصيص تلك الموارد، ولهذا السبب يكون العمل الجماعي مفيدا بشكل كبير في تعيين موارد المشروع من خلال أنه:
1. يعزز الإبداع والتعلم.
2. يمزج نقاط القوة لدى أعضاء الفريق مما يوجد نوعا من التكاملية.
يعزز بناء الثقة.
3. يعلم مهارات حل النزاع.
4. يعزز الشعور بالانتماء.
النقاط الواجب مراعاتها لعمل جماعي ناجح.
فريق المشروع هو كيان ديناميكي يتمتع باستقلالية نسبية واتصال داخلي قوي يتطلب:
1. تنوع التخصصات والمواهب وتكاملها.
2. التوازن في توزيع المهام على الأعضاء كل فيما يتميز به.
3. مشاركة الأعضاء في صناعة القرارات داخل الفريق بشكل فاعل.
4. وجود قنوات اتصال فاعلة بين مدير المشروع وأعضاء الفريق، وكذلك مع الأطراف الأخرى المعنية بالمشروع.
5. توفير بيئة عمل تسمح بالتعبير عن الرأي والنقد البناء وتوليد الأفكار والمقترحات التي تسهم في رفع جودة في المشروع.
6. حل الخلافات والنزاعات بين الأعضاء بشكل سريع والحفاظ على وحدة الفريق والتركيز على تحقيق أهداف المشروع.
الموارد وادارة المشروعات الناجحة
يعتمد تخصيص الموارد المحدودة على الأولوية الممنوحة لكل مهمة من مهام المشروع، ويتم احتساب أولويات تلك الموارد باستخدام طريقة المسار الحرج (Critical Path Method والتي ستدرسها بالتفصيل لاحقا.
إن أعضاء فريق بناء المنزل الذين يعملون في المشروع يشكلون موارد حيوية لهذا المشروع، والهدف هو إنشاء جدول زمني أكثر كفاءة قدر الإمكان، فعلى سبيل المثال، يمكن أن يحتوي فريق بناء المنزل على ثلاثة عمال بناء، مما يسمح بتقليل مدة المشروع قدر الإمكان.
التقسيم إلى فرق فرعية
الأداء العمل بشكل فعال، قد يكون من الضروري تقسيم فريق العمل إلى فرق فرعية، حيث إن تشكيل فرق عمل أصغر يعني تقسيم العمل إلى أجزاء أصغر وأبسط يتولى كل فريق فرعي تنفيذ مهمة خلال فترة زمنية معينة، على المثال مهمة إعداد تصاميم بناء المنزل مع التصميم السابق للديكور الداخلي، وبهذه الطريقة يمكن إكمال المهام غير المترابطة ببعضها لأداء العمل في نفس الوقت من قبل فرق فرعية مختلفة وبالتالي إنجاز الأعمال في أقل وقت ممكن.
أهم معايير اختيار فريق العمل
التخصص والخبرات السابقة: يستحسن اختيار أعضاء الفرق المتخصصين في مجالات عمل المشروع، وأصحاب الخبرات السابقة.
مهارات أعضاء الفريق: اختيار أعضاء الفريق ذوي المهارات المتنوعة والمتكاملة، والتي تخدم طبيعة المشروع.
السمات الشخصية الأعضاء الفريق: مراعاة الجوانب الشخصية لأعضاء الفرق مثل الالتزام والحماس والرغبة في العمل، وغيرها من السمات المرغوبة.